Czym jest Atlassian System of Work | Nowe Podejście Atlassian

Czy jako organizacja naprawdę dążycie do swoich celów?

Czy tylko Wam się tak wydaje?

Odpowiedzi bywają różne. Praca odbywa się wszędzie, a zrozumienie, jak to wszystko się ze sobą łączy, jest jeszcze trudniejsze. Zespoły korzystają z różnych narzędzi, informacje są rozproszone po działach, a odpowiedź na nawet proste pytania często wymaga zorganizowania kilku spotkań lub przeszukiwania wielu systemów.

Pytania takie jak: Czy jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celów?, Kiedy ten projekt zostanie ukończony? lub Co spowodowało ten błąd produkcyjny? często pozostają bez jednoznacznej odpowiedzi. Ich znalezienie oznacza zazwyczaj przekopywanie się przez narzędzia do zarządzania projektami, dokumentacja, systemy wsparcia, arkusze kalkulacyjne i rozmowy z kolegami z pracy.

Dobra wiadomość jest taka, że nadchodzi fala zmian wraz z Atlassian System of Work oraz nową filozofią firmy Atlassian.

‍

Czym jest Atlassian System of Work?

U podstaw Atlassian System of Work leży podejście zaprojektowane po to, aby pomóc organizacjom połączyć ich cele strategiczne z codziennymi działaniami zespołów. Nie jest to po prostu kolejny zestaw narzędzi softwarowych. To ramy (framework), które łączą ludzi, procesy i technologię, aby stworzyć bardziej spójny i przejrzysty sposób pracy.

Celem jest nadanie pracy większej spójności. Koniec z informacjami odizolowanymi w poszczególnych zespołach czy systemach – System of Work tworzy pomosty między strategią, planowaniem, realizacją a końcowymi efektami.

Oznacza to, że pracownicy powinni bez trudu rozumieć, jak ich praca wpływa na szersze cele organizacji, liderzy powinni mieć wgląd w postępy bez konieczności ręcznego generowania raportów, a zespoły powinny współpracować efektywniej, ponieważ dzielą ten sam kontekst.

Brzmi świetnie, ale jak właściwie to osiągnąć? Odpowiedzią jest połączenie tych wszystkich źródeł w jedną, spójną platformę.

Filozofia Atlassian System of Work

Historycznie rzecz biorąc, wiele organizacji wdrażało produkty Atlassian, takie jak Jira i Confluence, jako samodzielne narzędzia. Jira pomagała zespołom śledzić pracę, podczas gdy Confluence stało się miejscem do dokumentowania wiedzy. Organizacje miały pełną swobodę w konfigurowaniu tych platform według własnych potrzeb. Z czasem jednak firmy zaczęły oczekiwać czegoś więcej niż tylko odizolowanych narzędzi. Potrzebowały rozwiązań, które wspierają kompletne procesy operacyjne, a nie tylko pojedyncze funkcje.

W rezultacie Atlassian przeniósł swoją uwagę z pojedynczych aplikacji na zintegrowane możliwości dopasowane do potrzeb biznesowych. Zachęca się organizacje do spojrzenia na to, jak współpracują ze sobą różne zespoły i jak informacje przepływają przez całą firmę. Nie chodzi już tylko o rozwiązanie pojedynczego problemu – takiego jak śledzenie postępów prac – ale o stworzenie całego systemu współpracy.

Zasady Atlassian System of Work

• Powiązanie pracy z celami (Align work to goals): Kalibrowanie oczekiwań i postępów w oparciu o wspólne rozumienie wyników i rozwoju sytuacji.
• Planowanie i śledzenie pracy (Plan and track work): Upewnienie się, że wszyscy – od liderów po poszczególnych pracowników – wiedzą, na jakim etapie są kluczowe projekty dzisiaj i co jest do zrobienia w następnej kolejności.
• Uwalnianie wiedzy (Unleash knowledge): Utrzymywanie swobodnego przepływu kluczowych informacji między strategicznymi zespołami, aby każdy mógł współdzielić kontekst i łatwiej znajdować potrzebne dane.
• Wprowadzenie asystentów AI do zespołu (Realize the full power of AI teammates): Zespoły odnoszące sukcesy traktują sztuczną inteligencję jako pełnoprawnego członka zespołu.

Tworzenie jednego źródła prawdy (Single Source of Truth)

Jedną z największych przeszkód, z jakimi mierzą się organizacje, jest fragmentacja.

Zespoły programistyczne mogą używać jednej platformy do zarządzania repozytoriami kodu, zespoły wsparcia (service desk) innego systemu do zgłoszeń serwisowych, a kadra zarządzająca osobnych narzędzi do planowania strategicznego. Cenne informacje istnieją w każdym z tych systemów, ale ich zebranie w całość bywa czasochłonne i kosztowne.

Atlassian System of Work dąży do stworzenia jednego źródła prawdy, w którym odpowiednie informacje są ze sobą połączone i dostępne dla wszystkich zespołów.

Interesariusze nie muszą już planować dodatkowych spotkań, aby poznać status projektu – mogą zobaczyć postępy natychmiast. Zamiast ręcznie składać raporty z wielu systemów, liderzy mają wgląd w cele i ich realizację w jednym miejscu.

Komunikacja wciąż pozostaje kluczowa, ale dzięki System of Work może być wspierana przez jedno źródło wiedzy na wszystkich szczeblach – od specjalistów, przez menedżerów i pracowników wsparcia, aż po kadrę zarządzającą (C-level).

‍

Łączenie codziennej pracy z celami firmy

Wiele firm ma jasno zdefiniowane strategie. Liderzy wyższego szczebla często doskonale wiedzą, jakie są priorytety organizacji i w jakim kierunku ma zmierzać biznes. Wyzwanie pojawia się wtedy, gdy te strategiczne priorytety nie przekładają się na codzienną pracę.

Zespoły mogą sprawnie dowozić projekty, nie wiedząc tak naprawdę, jak ich praca wpisuje się w większe cele biznesowe. Z drugiej strony, liderzy mogą mieć trudności ze śledzeniem, jak przebiega realizacja ich planów strategicznych.

System of Work stanowi rozwiązanie tego problemu – łączy cele strategiczne bezpośrednio z pracą operacyjną. Projekty, inicjatywy i zadania są powiązane z tym, na czym skupia się firma, co zapewnia pełną jasność dla każdego: od dyrektorów po szeregowych pracowników.

Poniższe pytania nadal się pojawiają, ale teraz możemy odpowiedzieć na nie z dużo większą pewnością:

• Które inicjatywy przyczyniają się do realizacji naszych celów strategicznych?
• Czy robimy postępy w kierunku osiągnięcia naszych celów?
• Jakie przeszkody nas spowalniają?
• Na czym powinniśmy teraz skupić nasze wysiłki?

Lepsza współpraca międzyzespołowa

Zespoły rzadko działają w pojedynkę. Tak jak support i programiści, product managerowie ściśle współpracują z inżynierami, marketing, działy prawne i HR rozpatrują zgłoszenia, a zarząd polega na rzetelnych informacjach z całej organizacji.

Mimo tej rzeczywistości, wiele firm nadal organizuje swoją pracę w odizolowanych narzędziach, które tworzą bariery między zespołami.

Atlassian System of Work wspiera współpracę poprzez zbieranie informacji z różnych miejsc. Zespoły mogą pracować w ramach swoich własnych obszarów odpowiedzialności, zachowując jednocześnie wgląd w to, jak ich działania wpływają na innych.

Na przykład programiści często znajdują się na trzeciej lub czwartej linii wsparcia. Jeśli zespół help desk chce przypisać im zadanie, potrzebuje do tego odpowiedniego systemu. Jednym ze sposobów pracy byłoby umieszczenie deweloperów w Jira Service Management, ale możemy znaleźć bardziej efektywne rozwiązanie.

I wcale nie muszą przełączać się między aplikacjami! W Atlassian System of Work możemy zintegrować oba te obszary pracy. Możesz widzieć wszystkie swoje zadania z Jira i Jira Service Management w jednym miejscu. Mamy do tego specjalną rolę – contributor (współtwórca). Można z niej korzystać bez dodatkowych licencji, dzięki czemu programiści mogą wyświetlać zadania z tablic Jira Service Management, wrzucać je do backlogu lub robić z nimi wszystko, co jest konieczne.

‍

Jak Atlassian wspiera otwarty ekosystem

Ważnym aspektem podejścia firmy Atlassian jest to, że nie wymaga ono od organizacji korzystania wyłącznie z ich produktów.

Wiele firm zainwestowało swoje środki w istniejące narzędzia i systemy. Wymiana wszystkiego jest często nierealistyczna i niepotrzebna. Zamiast tego System of Work został zaprojektowany tak, aby integrować się z szeroką gamą technologii.

U podstaw Atlassian System of Work leżą Teamwork Graph oraz podejście "otwartej platformy". Jeśli chcesz zastąpić którykolwiek z produktów Atlassian, możesz to zrobić – na przykład integrując system z GitLabem lub ServiceNow.

Teamwork Graph to warstwa inteligentnych danych platformy Atlassian Cloud, która agreguje treści ze wszystkich obszarów Twojej pracy – nie tylko z produktów Atlassian, ale także z innych rozwiązań firm trzecich, z których korzystasz.

Jakie narzędzia wchodzą w skład Atlassian System of Work?

Na początek przypomnienie: System of Work to nie pojedynczy produkt, ale filozofia, w której wszystkie narzędzia współpracują ze sobą na jednej platformie.

Aplikacje Atlassian zostały pogrupowane w Kolekcje (Collections), które pokrywają większość potrzeb firmy. Większość produktów można również zakupić oddzielnie, poza pakietami Kolekcji, jako pojedynczy produkt.

To trochę jak układanka – elementy łączą się, tworząc pełny obraz. O cenach licencji i opisach narzędzi przeczytasz w tym artykule.

Aktualnie dostępne Kolekcje Atlassian:

• Teamwork Collection – Jira, Confluence, Loom, Rovo
• Strategy Collection – Focus, Talent, Align (dostępne tylko dla ponad 50 użytkowników)
• Service Collection – Jira Service Management, Customer Service Management, Assets
• Software Collection – Rovo, DX, Pipelines, Bitbucket, Compass
• Product Collection – Jira Product Discovery, Feedback, Rovo

Ciekawostka: Wielu klientów, którzy korzystają już z Jira i Confluence, nie zdaje sobie sprawy, że płacąc za pakiet Collection dostaną Loom bez dodatkowych opłat.

Prawdziwe case study: wdrożenie System of Work w Cisco

Dla Cisco Networking, największej jednostki biznesowej w strukturach Cisco, wsparcie dla ponad 90 000 pracowników oznaczało konieczność znalezienia lepszego sposobu na pracę w wysoce złożonej i rozproszonej organizacji.

W miarę ciągłego rozwoju firmy, zespoły traciły cenny czas z powodu pofragmentowanych procesów, niepołączonych narzędzi i niespójnych metod pracy. Informacje były rozproszone w wielu systemach, co utrudniało współpracę i ograniczało widoczność projektów oraz portfolio. Nawet podstawowe pojęcia – takie jak to, co stanowi program, funkcjonalność (feature) czy stan workflow – były różnie interpretowane przez poszczególne zespoły, co tworzyło bariery w skutecznej współpracy międzyfunkcyjnej.

Mierzyli się z problemem, przed którym stoi wiele firm – narzędzia i informacje żyły w silosach, odcięte od siebie i rozproszone.

Kiedy firma zdecydowała się zakończyć wsparcie dla swojego dotychczasowego, starszego produktu do zarządzania pracą, zespół wykorzystał okazję, by skonsolidować i zmigrować ponad 75 narzędzi i instancji na platformę Atlassian Cloud.

Mogli „po prostu” zmigrować do Atlassian Cloud, ale zamiast tego zrobili z tej platformy centralny punkt łączący wszystko, nad czym pracują.

W ścisłej współpracy z Atlassian Advisory Services firma zaprojektowała i wdrożyła Atlassian System of Work oparty na wersji Atlassian Cloud Enterprise. Celem była nie tylko konsolidacja narzędzi, ale także stworzenie połączonego modelu operacyjnego, który wspierałby współpracę, transparentność i podejmowanie decyzji na dużą skalę.

Środowisko Cisco przed zmianą:

• Ponad 70 instancji Jira Data Center
• Duży, przestarzały produkt do zarządzania pracą
• Blisko 75 innych narzędzi
• Niekończące się procesy i dokumenty w Excelu, Wordzie, PowerPoincie i Sharepoincie
• Dziewięć środowisk w ramach Aha! (innego narzędzia do rozwoju oprogramowania)

Wyniki

Nowy System of Work połączył te odizolowane środowiska w jedną platformę. Zespoły zyskały wspólny sposób pracy, jednolitą terminologię oraz wgląd w projekty i zależności w czasie rzeczywistym. Zamiast polegać na statycznych raportach i prezentacjach, zyskały dostęp do żywych danych bezpośrednio z systemów Jira i Confluence.

Jedną z najbardziej widocznych zmian było zastąpienie tradycyjnego raportowania statusów. Wcześniej zespoły spędzały godziny każdego tygodnia na przygotowywaniu prezentacji PowerPoint dla kierownictwa. Dziś status programu, zatwierdzenia i kondycja projektów są zarządzane bezpośrednio w Jira, podczas gdy Confluence dostarcza raporty i pulpity nawigacyjne (dashboards) połączone z aktualnymi danymi projektowymi w czasie rzeczywistym.

Według Amy Hauth, Senior Director of Business Operations, przyspieszyło to proces aż 24-krotnie:

„Skłonienie zespołów do aktualizowania statusów w Jira zamiast w PowerPoincie oraz stworzenie raportów i dashboardów działających w czasie rzeczywistym dało ogromną siłę. To, co kiedyś zajmowało dwie godziny w każdym tygodniu, teraz zajmuje może 5-10 minut”.

Cisco Networking korzysta również z Rovo wraz z Forge (platformą Atlassian do tworzenia aplikacji w chmurze), aby umożliwić każdemu budowanie niestandardowych aplikacji i automatyzacji.

Wpływ na biznes okazał się znaczący. Od momentu wdrożenia Atlassian System of Work, Cisco Networking zmniejszyło roczne koszty narzędzi o 54 procent i reinwestowało 40 procent wydatków operacyjnych z powrotem w biznes w okresie trzech lat, bez zmniejszania mocy przerobowych. Organizacja spędza również o 30 procent mniej czasu na rozwiązywaniu problemów związanych z narzędziami, co pozwala zespołom skupić się bardziej na innowacjach i ciągłym doskonaleniu.

‍

Dlaczego AI sprawia, że System Pracy Atlassian jest jeszcze ważniejszy

Sztuczna inteligencja stała się kluczowym punktem uwagi dla organizacji w każdej branży. Wiele firm eksperymentuje z asystentami napędzanymi przez AI, narzędziami do automatyzacji i inteligentnym wyszukiwaniem, aby poprawić produktywność. Istnieje jednak wyzwanie, które często umyka uwadze: AI jest tylko tak użyteczna, jak informacje, do których ma dostęp.

Jeśli wiedza jest rozproszona w wielu systemach, jeśli zespoły pracują w silosach, a dane są niespójne i nieaktualne, AI będzie miało ogromne trudności, by zapewnić realne wsparcie. Szybszy dostęp do niekompletnych lub niedokładnych informacji nie rozwiązuje podstawowych problemów organizacyjnych, lecz tworzy ich jeszcze więcej.

Rovo (sztuczna inteligencja od Atlassian) została zaprojektowana do pracy w szerszym kontekście wiedzy i procesów organizacji. Może czerpać informacje zarówno z produktów Atlassian, takich jak Jira i Confluence, jak i z zewnętrznych systemów używanych w firmie. To jeden z powodów, dla których Atlassian kładzie tak duży nacisk na System of Work.

‍

Zamiast postrzegać AI jako samodzielny element, Atlassian widzi w niej rozwiązanie zbudowane na fundamencie połączonych zespołów, które dzielą się wiedzą i korzystają ze zintegrowanych procesów. Idea jest prosta: gdy praca, dokumentacja, cele i dane operacyjne są ze sobą powiązane, inteligentne narzędzia mogą pomóc ludziom szybciej znajdować odpowiedzi, ograniczyć pracę ręczną i podejmować lepsze decyzje.

I to prowadzi nas do sedna: sukces we wdrożeniu AI zależy w mniejszym stopniu od samej technologii, a w większym od jakości środowiska pracy, na którym się opiera.

Organizacje, które mają jasne procesy, połączone systemy i łatwo dostępną wiedzę, są na znacznie lepszej pozycji, by czerpać korzyści z AI. Z kolei firmy z pofragmentowanymi informacjami i odizolowanymi zespołami mogą odkryć, że wprowadzenie AI jedynie obnaża istniejące nieefektywności, zamiast je rozwiązywać.

W tym sensie System of Work stanowi fundament pod to, by AI stała się autentycznie użyteczna, łącząc strategię, zespoły i dane operacyjne. Organizacje mogą w ten sposób stworzyć kontekst niezbędny do tego, by inteligentne narzędzia skutecznie wspierały codzienną pracę.

Dyskusja przesuwa się zatem z pytania: „Jak możemy wdrożyć AI?” na znacznie ważniejsze: „Jak możemy zorganizować naszą pracę, aby AI mogła pomóc nam osiągać lepsze wyniki?”. Dla Atlassian odpowiedź zaczyna się od zbudowania połączonego System of Work, w którym ludzie, procesy, wiedza i technologia działają razem, a nie w izolacji.

Dlaczego warto wybrać Atlassian System of Work?

• Połączenie strategii z realizacją poprzez powiązanie celów biznesowych z projektami, zadaniami i działaniami zespołów.
• Likwidacja silosów informacyjnych dzięki połączeniu zespołów, narzędzi i wiedzy w jednym ekosystemie.
• Dostęp do realnych danych przy podejmowaniu decyzji dzięki łatwiejszemu wglądowi w aktualne informacje i statusy projektów.
• Stworzenie jednego źródła prawdy dla pracy, dokumentacji, celów oraz danych operacyjnych.
• Zminimalizowanie czasu spędzanego na szukaniu informacji w wielu systemach i działach.
• Wsparcie zespołów we wdrażaniu tych samych procesów, workflow i nazewnictwa poprzez zapewnienie wspólnego kontekstu i metod pracy.
• Zmniejszenie złożoności środowiska narzędziowego dzięki zintegrowanym procesom i natywnym połączeniom między produktami.
• Pomoc w standaryzacji metod pracy pomiędzy różnymi działami i jednostkami biznesowymi.
• Zbudowanie solidnego fundamentu pod AI w oparciu o spójne i uporządkowane dane.

Atlassian System of Work odzwierciedla transformację firmy Atlassian w kierunku portfolio produktów bardziej przyjaznych dla klienta i całego ekosystemu. Kolekcje produktów są zaprojektowane tak, aby odpowiadały na realne potrzeby biznesowe każdego zespołu. Liderzy mogą śledzić postępy w realizacji celów, a działy nie będą już pracować w izolacji. System of Work wprowadza filozofię, w której platforma Atlassian staje się centralnym centrum dowodzenia dla zespołów, zachowując jednocześnie w pełni otwarty charakter.

Jeśli szukasz zaufanego partnera, który pomoże Ci wdrożyć Atlassian System of Work, skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza na naszej stronie internetowej lub umów się na demo. 

Pracuj z ekspertami Jira.

Zapisz się na demo produktów