Czym jest Confluence? – Kompletny przewodnik dla początkujących

Wprowadzenie

Zaraz po Jira, Confluence to najbardziej rozpoznawalny produkt firmy Atlassian. To baza wiedzy zawierająca wszystkie informacje firmy. Pomaga w pracy zdalnej i utrzymaniu porządku. Przyjrzyjmy się bliżej, jak to narzędzie działa i zwiększa produktywność zespołów.

Wolisz wideo zamiast artykułu? Obejrzyj nasze prowadzenie do Confluence:

Czym jest Confluence?

Confluence to firmowe repozytorium wiedzy. To tutaj można przechowywać wszystkie informacje o działaniach, procesach, procedurach firmy, notatki ze spotkań (np. sprintów) oraz wszystko inne, co jest potrzebne do codziennej pracy. W praktyce Confluence przypomina nieco Wikipedię — mamy przestrzenie (spaces), powiązane strony i podstrony, posegregowane tematycznie według potrzeb. Confluence pozwala zbierać treści, które są wielokrotnego użytku, co eliminuje wiele wiadomości e-mail, spotkań i ułatwia onboarding.

„Pomyśl o Confluence jako o centrum pracy zespołu — miejscu, gdzie łatwo tworzysz i znajdujesz informacje potrzebne do wykonywania swojej pracy.” – Atlassian

Czy Confluence jest bezpieczny?

Atlassian, firma stojąca za Confluence, jasno mówi o swoich inwestycjach w bezpieczne systemy i podejście ZeroTrust do nich - „nigdy nie ufaj, zawsze weryfikuj”. Atlassian zachowuje również globalne standardy z rosnącą listą certyfikatów zgodności jak SOC 2, SOC 3, RODO, ISO 27001 i FedRAMP.

Zobowiązujemy się do zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa, niezawodności, prywatności i zgodności w naszych produktach. Centrum zaufania Atlassian tworzy połączenie między działalnością naszej firmy a produktami, czyniąc ją kompleksową obsługą wszystkich potrzeb związanych z bezpieczeństwem - Atlassian

Confluence Cloud vs Data Center

Jak większość produktów Atlassiana, Confluence jest dostępne w dwóch wariantach hostingu — Cloud i Data Center.
Confluence Cloud to rozwiązanie typu SaaS, czyli nie trzeba instalować żadnego oprogramowania — wystarczy korzystać z aplikacji w przeglądarce lub na telefonie. Atlassian odpowiada za infrastrukturę i jej utrzymanie.
Data Center to rozwiązanie z zarządzaniem własnym — firma sama odpowiada za infrastrukturę i instalację. Zazwyczaj wybierają je duże organizacje z branż regulowanych, które nie mogą przesyłać danych do chmury. Data Center daje większą elastyczność wdrożeniową i kontrolę administracyjną. Więcej informacji o różnicach znajdziesz w naszym artykule Why migrate to Jira Cloud.

(P.S. Wszystkie zrzuty ekranu w tym artykule pochodzą z Confluence Cloud 🙂)

Korzyści z korzystania z Confluence

Confluence pomaga likwidować silosy informacyjne, czyli sytuacje, w których zespoły pracują bez komunikacji z innymi.
Dzięki Confluence każdy członek zespołu — niezależnie czy z HR, zaplecza, działu prawnego czy IT — ma jedno miejsce, w którym znajdzie potrzebne informacje.
Ostatnio zostały dodane też funkcje Atlassian Intelligence (AI), które ułatwiają podsumowywanie i generowanie treści dokumentów.

• Stwórz jedno „źródło prawdy” z wszystkimi zasobami w jednym miejscu
• Zbuduj intranet zespołowy (z możliwością dostosowania uprawnień)
• Łatwe wyszukiwanie informacji — szybki dostęp do ostatnich prac, możliwość filtrowania wyników (wg przestrzeni, autora, typu, daty, tagu)
• Przechowuj dokumentację, procedury, specyfikacje
• Współpracuj nad treścią w czasie rzeczywistym
• Uprość procesy onboardingu i HR
• Dziel się wiedzą, wyszukuj i współpracuj w czasie rzeczywistym
• Łatwa integracja ze wszystkimi narzędziami Atlassiana

Jeśli często przeszukujesz maile i notatki w poszukiwaniu ważnych informacji albo pracownicy ciągle zadają te same pytania — to jest rozwiązanie dla Ciebie!

Najważniejsze funkcje Confluence

Confluence ułatwia współpracę i utrzymywanie spójności zespołu. Pomaga jasno komunikować pomysły dzięki dobrze zorganizowanej treści i szybkiemu dostępowi do potrzebnych zasobów.
Niezależnie od tego, czy robisz burzę mózgów, czy tworzysz dokumentację, Confluence to centralne miejsce do organizacji wiedzy. Komentarze i reakcje w czasie rzeczywistym utrzymują zaangażowanie zespołu, a aktualizacje pozwalają być na bieżąco.

Możesz tworzyć atrakcyjne strony i dynamiczne dokumenty w kilka minut. Confluence oprócz typowych funkcji edytora tekstu ma dynamiczne elementy, takie jak roadmapy, elementy rozwijalne czy paski wyszukiwania - Atlassian

Tworzenie informacji:

• Tworzenie dokumentów
• Tworzenie materiałów typu "how-to"
• Burze mózgów
• Zbieranie pomysłów
• Planowanie projektów

Przechowywanie informacji:

• Przechowywanie zasobów
• Organizacja dokumentów
• Łatwe wyszukiwanie informacji

Udostępnianie informacji:

• Udostępnianie projektów
• Wymiana opinii
• Współpraca między zespołami

Użytkownicy Confluence mogą:

• Pisać treści
• Organizować własne dokumenty
• Komentować treści innych
• Współpracować z zespołem
• Wyszukiwać treści w całym systemie

Elementy Confluence

• Space (przestrzeń) – miejsce do przechowywania dokumentów (stron). W jednej przestrzeni możesz mieć wiele stron uporządkowanych hierarchicznie.

• Pages (Strony) - Każdy dokument w Confluence. Można dodawać tekst, formatowanie, obrazy, tabele, linki, a nawet wideo (np. Loom). Mają funkcje do współpracy jak komentarze i reakcje.

• Whiteboards (Tablice) - Interaktywne przestrzenie do współpracy, jak klasyczna tablica. Można dodawać karteczki, rysować, komentować, ustawiać timery.

• Databases (Bazy danych) - Alternatywa dla arkuszy kalkulacyjnych. Tworzenie tabel z kolumnami, filtrowanie, sortowanie i udostępnianie.

• Company Hub - Wewnętrzna tablica informacyjna firmy. Ogłoszenia, wiadomości, zasoby. Możliwość personalizacji wyglądu i treści.

• Templates (Szablony) - Strony z gotową zawartością. Można korzystać z gotowych szablonów Atlassiana lub tworzyć własne.

Struktura Confluence i uprawnienia

Strony w Confluence są podzielone na nadrzędne i podrzędne. Można je zagnieżdżać, by zachować porządek. Strony podrzędne dziedziczą uprawnienia dostępu po stronie nadrzędnej. Jeśli chcesz ustawić inne uprawnienia dla strony podrzędnej — musisz to zrobić ręcznie.

Strony podrzędne dziedziczą uprawnienia do widoku ze strony nadrzędnej. Jeśli chcemy ograniczyć dostęp do strony podrzędnej inaczej niż strona nadrzędna, musimy zmienić ustawienia dla każdej strony podrzędnej.

Pages vs Live Docs

W klasycznym Confluence strony muszą być opublikowane, by były widoczne dla innych. Niedawno wprowadzono Live Docs – nową opcję, która pozwala na pracę w czasie rzeczywistym bez konieczności publikowania. Można jednocześnie wprowadzać zmiany przez wiele osób.

Funkcje Live Docs:

• Edycja na żywo — bez konieczności publikacji
• Współpraca w czasie rzeczywistym
• Autosave i historia wersji
• Informacje o autorze, status treści, reakcje emoji, czas czytania, licznik wyświetleń (Premium/Enterprise)

Jak włączyć Live Docs?

1. Kliknij ikonę ⚙️ (Ustawienia)
2. Przejdź do Ustawienia > Konfiguracja > Nowe funkcje
3. Włącz Live Docs
   ‍

Aby przekształcić stronę w Live Doc:

• Otwórz menu Więcej akcji (trzy kropki)
• Wybierz „Convert → Convert to Live Doc”

Confluence + Jira

Confluence i Jira to połączenie zarządzania projektami z jedną bazą wiedzy dla całej firmy. W wersji Cloud wszystkie narzędzia Atlassiana działają na jednej platformie, bez potrzeby integracji z zewnętrznymi aplikacjami.
Można dodawać dokumentację do zadań w Jira i tworzyć zadania Jira bezpośrednio z Confluence.

Ekosystem Atlassiana z Confluence łączy zarządzanie wiedzą i pracą. Struktura drzewa stron automatycznie organizuje treści, ułatwia odnalezienie powiązanych informacji i zapobiega duplikowaniu pracy.
Z pomocą automatyzacji i AI Confluence staje się samonapędzającym systemem, wspierającym produktywność – zwłaszcza w pracy zdalnej.

‍

‍

Podsumowanie

Wierzymy, że Confluence to lepsza alternatywa niż przeszukiwanie e-maili, notatek czy arkuszy, gdzie każdy członek zespołu może łatwo znaleźć potrzebne informacje.

Myślisz o wdrożeniu Confluence lub Jira w swoim zespole? Jesteśmy tu, aby pomóc 😊
Jako Atlassian Solution Partner znamy te produkty od podszewki. Razem osiągniemy więcej — skontaktuj się z nami przez formularz lub e-mail.

FAQ

• Czym jest Confluence Cloud?
  Confluence Cloud to platforma współpracy od firmy Atlassian działająca w chmurze — umożliwia tworzenie, udostępnianie i zarządzanie treścią w czasie rzeczywistym. Jest utrzymywana przez Atlassiana, więc nie trzeba zarządzać serwerami czy aktualizacjami. Zespoły mogą pracować z dowolnego miejsca i korzystać z najnowszych funkcji.
• Jaka jest różnica między Stronami a Przestrzeniami?
  W Confluence przestrzenie to jak foldery organizujące treści wokół zespołu, projektu lub tematu. Strony to dokumenty tworzone w tych przestrzeniach. Można to porównać do: przestrzeń = miejsce pracy, strona = treść lub wiedza w środku.
• Dlaczego warto zainwestować w Confluence?
  Confluence wspiera współpracę, likwiduje niedomówienia i organizuje wiedzę. Idealny do dokumentowania procesów, dzielenia się informacjami i zarządzania projektami. Pomaga zespołom być lepiej zgranym i bardziej produktywnym — niezależnie od skali i branży.