7 funkcji Jira dla zespołów produkcyjnych

W fabryce praca nigdy się nie kończy. Potrzebna jest dobra organizacja, żeby wszystkie zamówienia zostały zrealizowane, dokumenty wypełnione, a nowi klienci pozyskani - a do tego konieczne jest nowoczesne narzędzie do zarządzania projektami. Takim rozwiązaniem jest Jira od firmy Atlassian, która nie tylko jest dostosowana do zespołów różnej wielkości, ale także posiada szereg przydatnych funkcji dla firm produkcyjnych. 

Oto 7 z nich, które są szczególnie warte uwagi:

1. Tablice Scrum i Kanban

Tablice to elementy w Jirze, które umożliwiają zarządzanie zadaniami w naszym projekcie. Ich wygląd różni się w zależności od wybranego rodzaju projektu. Projekty możemy realizować w różnych metodykach - agile, lean, waterfall, XP, SAFe, mieszanych i wiele więcej. Ogromnym atutem Jiry jest to, że może zostać dostosowana do potrzeb zespołu i rozszerzona o dodatkowe funkcje skryptami i dodatkami.
‍
Tablica Scrum - Scrum to metodologia chętnie wybierana przez zespoły programistyczne. Zespoły pracujące w tej metodologii widzą na swojej tablicy tylko zadania z aktualnego sprintu, a pozostałe pozostają w backlogu. Sprint to krótkie, iteracyjne okresy pracy nad konkretną częścią projektu. Są nieodłączną częścią podejścia agile.

„W metodologii Scrum produkt powstaje w serii iteracji zwanych sprintami, które dzielą duże, złożone projekty na mniejsze części” — Megan Cook, dyrektor ds. produktów Jira w firmie Atlassian

Tablica Kanban - Kanban to metoda pracy pochodząca jeszcze z lat 40 z fabryki Toyoty. Dzisiaj tablica Kanban to zadania w formie kart, które przesuwamy przez kolejne stany naszego workflow (np. do zrobienia,w trakcie, ukończone). Określając limity Work In Progress (WIP) możemy zdecydować ile maksymalnie zadań znajdzie się w tym stanie “w trakcie”. Pozwala to zidentyfikować wąskie gardła i nie brać na siebie zbyt dużo pracy na raz.

2. Wiele widoków projektu (lista, oś czasu, kalendarz)

Każdy projekt można zobaczyć z różnej perspektywy - czy to w formie listy, harmonogramu, kalendarza, czy standardowej tablicy (w zależności od projektu), a także szybko zwizualizować pracę za pomocą raportów. Każdy widok może być filtrowany po parametrach takich jak np. status, osoba odpowiedzialna, rodzaj zadania i kategoria. Filtry można samodzielnie tworzyć, zapisywać i wykorzystywać ponownie. 

Widok podsumowania (summary) pozwala zobaczyć postępy prac i ogólny przegląd pracy zespołu np. poziom obciążenia pracą poszczególnych osób czy ilość realizowanych typów zadań. 

3. Automatyzacje (Jira Automation)

Automatyzacje to nic innego jak ustawienie konkretnych działań, które wykona program jeśli zostaną spełnione określone warunki. Chodzi o powtarzalne procesy, które robimy regularnie, a jednak dodają nowych pozycji na liście zadań. Automatyzacje to funkcja no-code (czyli bez umiejętności programowania) i każdy administrator projektu może dodać je dla swojego zespołu.

Jakie są przykłady automatyzacji w Jira?

• Gdy wszystkie podzadania są zakończone → automatycznie zmień status zadania głównego na Zakończono.
• Po zakończeniu sprintu → otwarte zadania automatycznie przenieś do nowego sprintu lub backlogu.
• Jeśli zadanie zostanie oznaczone etykietą „Blocked” → automatycznie przypisz do Scrum Mastera i wyślij powiadomienie na Slacka/Teams.
• Jeśli zgłoszenie ma priorytet „High” i nie ma aktualizacji przez 24h → automatycznie przypisz do kierownika jakości i wyślij alert mailowy.
• Po zmianie statusu „Delivery Received” → utwórz zadania „Inspection” i „Storage Update”.
• Jeśli zadanie nie jest zakończone 2 dni po terminie → powiadom właściciela zadania i jego przełożonego.
• Po utworzeniu projektu → automatycznie dodaj standardowy zestaw zadań (np. onboarding nowego klienta, plan produkcji, kontrola jakości).

W tworzeniu automatyzacji z dostępnych komponentów ogranicza nas tak naprawdę głównie wyobraźnia :) Możliwości jest bardzo wiele.

Zacznij swoją przygodę z oprogramowaniem Jira!

Pobierz darmowy e-book

4. Zadania i podzadania (work items & sub-tasks)

Najważniejszym elementem naszej pracy w projekcie Jira są work items, czyli jednostki pracy. Mogą to być zadania, błędy, stories, epiki i jakikolwiek inny rodzaj zadania, który stworzymy. Każde zadanie zawiera szczegółowe informacje takie jak opis, osoby odpowiedzialne, deadline’y, status, kategoria. Do zadań można dodawać podzadania i dzielić pracę na jeszcze mniejsze części.

5. Raporty i pulpity

Jira umożliwia tworzenie niestandardowych pulpitów nawigacyjnych i raportów, które pokazują co aktualnie dzieje się w pracy zespołu. Dostępne są gotowe do użycia szablony takie jak Created vs. Resolved Issues, User Workload, Time Tracking, Pie Charts (utworzone vs. rozwiązane zadania, raport obciążenia użytkowników, śledzenie czasu, wykres kołowy) -  obejmujące obszary Agile, DevOps, analizę problemów, prognozowanie i zarządzanie.

W Jira pulpit (dashboard) to zbiór „gadżetów”, czyli wstępnie zainstalowanych wyświetlaczy danych, które pokazują różne rodzaje informacji w czasie rzeczywistym, pomagając śledzić i monitorować pracę w ramach różnych projektów. 

Pulpity nawigacyjne podsumowują kluczowe informacje o projektach, takie jak zadania do wykonania dzisiaj lub postępy w poszczególnych zespołach. Możemy tworzyć wiele dashboardów, dostosowywać ich zawartość i udostępniać innym użytkownikom. 

6. Integracje z innymi systemami i dodatkowe aplikacje

Społeczność Atlassian to między innymi Partnerzy Marketplace, którzy rozwijają aplikacje rozszerzające funkcjonalność produktów Jira, Confluence i innych. Dzięki nim mamy dostęp do ponad 8,000 aplikacji z różnym przeznaczeniem od 1,800+ partnerów oraz integracji od partnerów technologicznych, takich jak Slack, Google czy Adobe. 

Oto kilka przykładów aplikacji do Jira Cloud:

• ScriptRunner od Adaptavist - twórz własne skrypty i dostosowuj Jira do swoich potrzeb
• Timesheets od Tempo - funkcje śledzenia czasu w Jira, takie jak rejestrowanie godzin pracy pracowników
• Issue Templates Agent od Appsvio - twórz zgłoszenia w Jira szybciej dzięki szablonom
• TeamBoard ProScheduler od DevSamurai - kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami i planowania zasobów w Jira - zarządzanie pracą, planowanie wydajności, zarządzanie zasobami, zarządzanie portfelem PPM, WBS, mapa drogowa, struktura osi czasu i kalendarz

7. Inicjatywy - praca ku wspólnemu celowi

Wyobraźcie sobie, że macie duży, złożony cel, który nie wydarzy się w jeden dzień. Na przykład wdrożenie nowej strony internetowej, zoptymalizowanie procesów produkcyjnych albo zwiększenie sprzedaży o 30% w przyszłym roku. To są właśnie inicjatywy -  czyli duże, strategiczne cele, które wymagają zaangażowania wielu osób, działów i mniejszych zadań. W Jira możemy to wszystko rozbić na kawałki, zaplanować i przypisać. Dzięki temu mamy całe drzewo prac – wiemy, kto robi co, co jest najważniejsze, co już zrobiono, a co się opóźnia. Kierownictwo ma pełny ogląd sytuacji i może wyznaczać kierunek rozwoju projektu lub całej firmy. 

Psst… ten fragment pochodzi z naszego demo Jira. Jeśli chcesz zobaczyć jak Jira działa w praktyce napisz do nas przez formularz kontaktowy.

Podsumowanie

Jira to elastyczne narzędzie dostępne dla wszystkich rodzajów zespołów. Dzięki niemu firmy - także te produkcyjne - mogą poprawić jakość swojej pracy, zobaczyć wąskie gardła i zredukować ilość powtarzalnych zadań. Hosting narzędzia w chmurze z dostępem przez przeglądarkę internetową nie wymusza inwestycji w infrastrukturę informatyczną, ale pozwala na szybkie wdrożenie i testy. Zobacz nasze demo i przetestuj Jira w swoim środowisku 🙂